e-Arşiv uygulamasını, kendi bilgi işlem sisteminiz veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirsiniz.

e-Arşiv uygulamasını Başkanlıktan e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca başkanlığa başvuruda bulunmazlar. e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mühürünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcılara; e-Fatura şeklinde gönderilir, e-Fatura şeklinde saklanır. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine; kağıt fatura şeklinde gönderilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır. Vergi mükellefi olmayan kişilere; müşterilerin talebi doğrultusunda elektronik yollardan iletilebilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.

e-Arşiv Faturaları LogoConnect ürünü ile UBL-TR formatına çevrilerek, Özel Entegratöre iletilir. Özel Entegratöre iletilen e-Arşiv faturalarına ait e-Arşiv raporları belirlenen formatta oluşturularak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. e-Arşiv Raporu hem LogoConnect ürünü üzerinden hem de Logo Özel Entegratörde hazırlanabilir. LogoConnect ürününde hazırlanan e-Arşiv Raporu, Özel Entegratöre iletilir. Özel Entegratör üzerinde bulunan e-Arşiv Rapor kaydından e-Arşiv fatura kaydına ulaşılabilir. e-Arşiv Hizmeti’nden yararlanabilmek için LogoConnect e-Arşiv ürün lisansına ve Özel Entegratör kontör paketine sahip olunması gerekmektedir. e-Arşiv faturaları firmaların talep etmesi durumunda Logo Özel Entegratör üzerinde saklanır. Saklanan elektronik faturalar tebliğe uygun şekilde görüntülenir.

e-Fatura saklama hizmeti, e-Fatura kapsamında oluşturulan faturaların elektronik ortamda saklanmasını sağlayan hizmettir. e-Arşiv uygulaması, e-Fatura haricinde kesilen faturaların e-Arşiv Faturası şeklinde oluşturulmasını, 2. nüshalarının elektronik ortamda saklanmasını ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na, belirlenen standart formatta aylık olarak, raporlanmasını kapsamaktadır.

e-Fatura sisteminde, sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve bu kullanıcılardan e-Fatura alınabilir. e-Arşiv ise e- Fatura kapsamı dışında kalan firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmelerine ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesine olanak sağlamaktadır. e-Fatura’da, fatura elektronik ortamda alıcısına iletilir, kağıt çıktı alınamazken; e-Arşiv’de ise fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı alınarak alıcısına iletilebilir. E-Fatura’da UBL-TR formatı zorunlu iken e-Arşiv’de istenilen format kullanılabilir. E-Arşiv’de belgeler mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır ve saklanırken; e-Fatura’da zaman damgası yoktur. E-Fatura’da alıcısına gönderilen her fatura önce GIB’e iletilirken, e-Arşiv’de GİB’e yalnızca ay sonlarında hazırlanacak bir rapor ile bilgi verilir. E-Fatura’da GIB Portal, Entegrasyon, Özel Entegratör yöntemlerinden biri kullanılır. E-Arşiv kullanıcıları ise Özel Entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanabilirler.